Riktlinjer för internationellt samarbete

Nedanstående riktlinjer för samordning av internationellt samarbete fastställdes av kommunstyrelsen den 25 maj 2005. För utskrift se pdf-dokument i högerkolumnen.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING (med länkar)

INLEDNING

SYFTE MED RIKTLINJER

PRIORITERADE OMRÅDEN

ANSVAR

1. GÖTEBORG STADS MEDLEMSSKAP I INTERNATIONELLA ORGANISATIONER BESLUTADE AV KKOMMUNALFULLMÄKTIGE ELLER KOMMUNSTYRELSEN

2. VÄNORTER OCH PARTNERSTÄDER

3. REGIONALA SAMARBETEN

Arbetssätt

4. SAMARBETSORGANISATIONER

5. OMVÄRLDSBEVAKNING

6. INTERNATIONELLA SAMARBETSPROJEKT

7. INTERNATIONELLA BESÖK

INFORMATION

Inledning
Riktlinjer för Göteborgs Stads internationella samarbete fastställs av kommunstyrelsen, i enlighet med den av kommunfullmäktige antagna visionen och strategier för internationellt samarbete (H 2004/135 ”Göteborgs Stads vision och strategier samt ansvarsfördelning för internationellt samarbete”). Riktlinjerna gäller för stadens samtliga nämnder och bolag. Samordning av internationell verksamhet är ett stöd till stadens ledningsprocesser.

Internationellt arbete skall enligt den internationella visionen och strategierna ses som ett instrument för verksamhetsutveckling och skall skapa ett mervärde för staden och dess invånare. Samarbete med städer inom EU och projekt där EU bidrar till finansieringen är prioriterat. Internationaliseringens effekter på lokal och regional nivå gör internationellt samarbete nödvändigt för kommunen och dess enheter. Internationellt samarbete skall präglas av transparens och ömsesidig nytta för de deltagande parterna.

Syfte med riktlinjer
Riktlinjerna syftar till att samordna den internationella verksamheten i Göteborgs Stad med syfte att på bästa sätt ta tillvara internationaliseringens effekter. Genom att arbeta enligt de arbetssätt som beskrivs i riktlinjerna förbättras våra möjligheter till ett enhetligt agerande i internationella sammanhang, ett effektivt användande av resurser och undvikande av intern konkurrens. Samordning av den internationella verksamheten syftar också till att Göteborgs Stad skall agera som en aktör utanför kommungränsen i internationella sammanhang.

Prioriterade områden
Fullmäktige har i den internationella visionen och strategierna, fastställt tre strategiområden för internationellt samarbete; utveckling av stadens verksamhet, näringslivsutveckling och omvärldsbevakning

1. Utveckling av stadens verksamhet
”Internationellt arbete syftar i detta perspektiv till att utveckla och stärka den kommunala verksamheten och dess personal till förmån för medborgarna. Göteborgs Stad ska genom internationell samverkan öka kvalitén avseende resultat, kunskapsinhämtning och finansiering av utvecklingsåtgärder.”¹

Göteborgs Stads nämnder och bolag skall aktivt arbeta med att ta tillvara de möjligheter till internationellt samarbete som framförallt har skapats genom EU-medlemskapet. Utöver de erfarenheter som kan uppnås i olika samarbetsprojekt med utländska partners, kan ett internationellt samarbete leda till förbättrade kunskaper om utländska samhällsystem och kulturer, samt öka kunskapen om EU. De kan också leda till kunskaper om på vilket sätt Göteborgs Stad påverkas av internationella processer samt stadens möjlighet att själv delta i olika processer som syftar till att påverka utformningen av olika politikområden. Samarbete inom ramen för EU:s program stimulerar även till ett ökat samarbete mellan privat, ideell och offentlig sektor.

¹Kursiverat avsnitt är citat ur KF beslut 2004-09-16 (H 2004/135 ”Göteborgs Stads vision och strategier samt ansvarsfördelning för internationellt samarbete”).

2. Näringslivsutveckling
”Tillväxt i Göteborgsregionens näringsliv är en förutsättning för stadens utveckling och en ökad sysselsättning för stadens invånare.”²

Göteborgs Stad har en viktig roll att spela vad gäller att stimulera företagande i staden. Göteborgs Stad har även en central roll i fråga om marknadsföring av staden och Göteborgsregionen i syfte att få till stånd nyetableringar av företag samt fortsatt diversifiering av näringslivet. Kunskapsintensiva branscher, turist- och upplevelseindustrin, internationella mässor och konferenser samt logistiknäringen är exempel på områden som bör lyftas fram.

Genom EU:s utvidgning till tjugofem medlemsländer uppstår nya möjligheter för företag och andra att dra fördel av det regionalstöd som kanaliseras till de nya medlemsländerna samt andra effekter av staternas medlemskap i EU. Internationellt samarbete syftar i detta sammanhang till att skapa kontakter samt till att använda sig av gamla kontakter i syfte att öppna dörrar för företag som vill investera och göra affärer på marknader inom EU.

3. Omvärldsbevakning
”Göteborgs Stad påverkas i allt högre grad av lagstiftning som har sitt ursprung utanför Sveriges gränser. Sveriges medlemskap i EU innebär att en stor del av den lagstiftning som styr stadens verksamheter ursprungligen härrör från EU. Därför är det av stor vikt att vi har en god bevakning av de internationella processer och nationella tillämpningar som kan komma att påverka kommunen.”²

En ökad påverkan från EU:s lagstiftning, samt andra internationella processer, gör det allt viktigare att ha en god internationell omvärldsbevakning av processer som berör stadens verksamhetsområden. En samordnad internationell verksamhet förutsätter en god omvärldsbevakning och väl fungerande interna informationskanaler. Tidig information om pågående lagstiftnings- och policyprocesser samt finansieringsmöjligheter till utvecklingsprojekt förbättrar vår beredskap inför förändringar och möjliggör medverkan i utformningen av lagar och beslut.

Ansvar
I vision och strategier för stadens internationella arbete ges kommunstyrelsen i uppdrag att samordna det internationella samarbetet internt och externt.

Nämnder och bolag har huvudansvaret för internationellt samarbete inom ramen för sitt verksamhetsområde.

Kommunstyrelsens presidium samordnar löpande internationella ärenden. Internationella chefen i Göteborgs Stad (chefen för Internationella enheten på stadskansliet) är föredragande. Vid behov samråder kommunstyrelsens presidium med kommunfullmäktiges presidium.

För att kunna genomföra kommunfullmäktiges beslut om samordning av den internationella verksamheten beslutar kommunstyrelsen att samordna sju huvudområden enligt nedan.

²Kursiverat avsnitt är citat ur KF beslut 2004-09-16 (H 2004/135 ”Göteborgs Stads vision och strategier samt ansvarsfördelning för internationellt samarbete”).

1 Göteborgs Stads medlemskap i internationella organisationer beslutade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen
Beslut om medlemskap och deltagande i internationella organisationer av kommungemensamt intresse fattas av kommunstyrelsen. Nämnders eller bolags medlemskap i branschspecifika internationella organisationer omfattas inte av samordning. Göteborgs Stads ambition skall vara att ta aktiv del i organisationernas arbete. Syftet är att främja Göteborgs intressen i olika forum, att knyta kontakter med andra städer och regioner, att säkra en god omvärldsbevakning samt att få möjlighet till erfarenhetsutbyte och projektdeltagande i syfte att främja verksamheten i Göteborgs Stad.

För närvarande är Göteborgs Stad, genom beslut i kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, medlem i de internationella organisationerna Eurocities, Union of the Baltic Cities (UBC), International Council for Local Environment Initiatives (ICLEI), Kommunernas internationella miljöorganisation (KIMO), Educating Cities, XARXA och European Cities Against Drugs (ECAD).

2 Vänorter och partnerstäder
Kommunfullmäktige ansvarar för beslut beträffande vänorter. Göteborgs Stads samarbete med vänorterna Bergen, Åbo och Århus sträcker sig tillbaka till 1946. Samarbetet med de tre vänorterna omfattar områden såsom kultur, välfärd, skol- och ungdomsutbyte, näringsliv och sport/fritid. Kommunfullmäktige har ansvar för beslut om nya vänortsförbindelser. Beslut om nya, liksom samordning av relationer till nuvarande vänorter bereds av Stadskansliets internationella grupp.

Kommunstyrelsen ansvarar för stadens samarbeten med partnerstäder. För närvarande har Göteborgs Stad partnerstadssamarbete av strategisk karaktär med Shanghai och Nelson Mandela Bay Municipality. Göteborg har sedan flera år samarbeten med ytterligare ett antal städer, nedan benämnda traditionspartnerstäder. Samarbetena är för närvarande av mycket låg omfattning. Traditionspartnerstäderna är St Petersburg, Tallinn, Krakow, Rostock och Chicago.

Partnerstadssamarbeten skall vara tydligt avgränsade till specifika projektrelaterade områden. Samarbetet skall vara tidsbegränsat samt till ömsesidig nytta för de inblandade parterna. Särskilda nämnder eller bolag kan på kommunstyrelsens uppdrag driva partnerstadssamarbeten för stadens räkning. I dagsläget drivs partnerstadssamarbetena med Shanghai och Nelson Mandela Bay Municipality av Business Region Göteborg. Implementering, rapportering och uppföljning av dessa samarbeten rapporteras till kommunstyrelsen i likhet övriga internationella samarbeten som omfattas av kommunstyrelsens samordning.

Kommunstyrelsen fattar beslut om att inleda nya partnerstadssamarbeten tillika beslut om ändringar av betydande karaktär i nuvarande samarbetsavtal. Kommunstyrelsens presidium hanterar löpande frågor om existerande partnerstadssamarbeten, samt förfrågningar om etablering av nya partnerstadssamarbeten. Beslut om nya eller förändrade partnerstadsrelationer liksom samordning av relationer till nuvarande partnerstäder bereds av Stadskansliets internationella grupp.

Stadskansliets internationella grupp stöder kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges presidium i samordningen av stadens samarbete med vänorter och partnerstäder. Gruppen är kontaktyta in till stadens övriga enheter och har till uppgift att hålla sig informerad om aktuella internationella samarbeten. Förfrågningar om vänorts- och partnerstadssamarbeten som ställs direkt till stadskansliets olika enheter meddelas till Internationella enheten för beredning till kommunstyrelsens presidium.

3 Regionala samarbeten
Göteborgs Stad deltar i de regionala samarbetena GO-samarbetet (Göteborg-Oslo) och ”den Skandinaviska Arenan”. Implementering, rapportering och uppföljning av dessa samarbeten hanteras genom GO-sekreteriatet med placering på Business Region Göteborg. Business Region Göteborg samordnar Göteborgs Stads deltagande i de ovannämnda regionala samarbetena samt sammanhåller rapportering och uppföljning av GO-samarbetet till kommunstyrelsen i likhet med övriga internationella samarbeten som omfattas av kommunstyrelsens samordning. Stadskansliets internationella grupp har till uppgift att hålla sig informerad om aktuella aktiviteter samt svara för informationsspridning till berörda parter i staden.

Arbetssätt
Samordning inom områdena 1 (internationella organisationer), 2 (vänorter och partnerstäder) och 3 (regionala samarbeten) sker genom ett enhetligt arbetssätt. Detta innebär att samordningen grundas på positionspapper, ansvariga politiker och tjänstemän, fastställda mandat och fullmakter, samt ett omfattande informationsutbyte enligt nedan.

Positionspapper. För varje organisation, partnerstad/vänort och regionalt samarbete enligt ovan skall kommunstyrelsen anta ett positionspapper. Ett positionspapper skall innehålla:

• information om organisationens syfte och aktiviteter,

• Göteborgs Stads erfarenhet/eventuella tidigare samarbete med organisationen,

• skäl för stadens aktiva deltagande,

• målet med/inriktningen på deltagandet,

• information om eventuella kostnader,

• behov av ekonomiska och personella resurser för att arbetet skall kunna genomföras

• hur utvärdering av samarbetet skall ske.

Positionspapper för ett samarbete skall utformas så att det ger ett tydligt stöd till dem som har att agera för Göteborgs Stad. Stadskansliets internationella grupp sammanhåller framtagandet av positionspapper.

Politiker och tjänstemän. Kommunstyrelsen utser politiskt ansvariga för organisationerna och dess kommittéer samt ansvariga tjänstemän till stöd för dessa politiker. Genom att politiskt ansvariga och ansvariga tjänstemän utses, tillförsäkras arbetet personella resurser och att ett återflöde av information sker till berörda enheter och kommunstyrelsen. Ekonomiska medel för arbetet i respektive organisation fastställs efter beslut av kommunstyrelsen.

Deklarationer och mandat. Deklarationer och liknande som föreslås antas inom ramen för organisationerna beslutas av kommunstyrelsens presidium. Kommunstyrelsens presidium ger även de politiker som representerar staden vid större beslutsmöten mandat vid omröstning, val och liknande. Stadskansliets internationella grupp bereder framtagandet av deklarationer och mandat.

Information. Delgivning av information skall ske genom att utsedda politiker och tjänstemän enligt ovan, anmäler planerat deltagande och rapporterar genomförd verksamhet till stadskansliets internationella grupp som orienterar kommunstyrelsen eller dess presidium. Syftet med detta är att ge möjlighet till samordning av aktiviteter och en enhetlig informationsspridning. Vidare sker ett informationsutbyte genom deltagande i nätverk för internationella frågor inom staden. Vid planering av aktiviteter mellan medarbetare i Göteborgs Stad och partners inom ovan angivna tre områden skall stadskansliets internationella grupp informeras för att möjliggöra samordning inom staden.

Anmälningsärenden. Till kommunstyrelsen anmäls beslut som fattats av dess presidium, till exempel undertecknande av deklarationer och mandat. Stadskansliets internationella grupp sammanhåller internationella anmälningsärenden.

4 Samarbetsorganisationer
Göteborgs Stad är medlem i flera lokala och regionala organisationer som har verksamhet inom det internationella området.

West Sweden är Västsveriges EU- och representationskontor. West Sweden erbjuder möjligheter att ta del av EU-finansiering till utvecklingsprojekt och att ta tillvara regionala och lokala intressen i ett europeiskt perspektiv. Göteborgs Stads deltagande i West Swedens verksamhetsområden samordnas av stadskansliets internationella grupp som även har till uppgift att sammanställa och sprida information från West Sweden till berörda nämnder och bolag i staden. Inom West Sweden finns en geografisk nodindelning. I Göteborgsnoden finns ett nätverk för att fördjupa det internationella samarbetet och sprida information och utbyta erfarenheter inom noden.

Europa Direkt Västsverige (EDV) arbetar med att tillhandahålla medborgarna saklig och opartisk information om EU. Göteborgs Stads deltagande i EDV samordnas av Stadskansliets internationella grupp. Gruppen representerar även Göteborgs Stad, i Europa Direkt Västsveriges styrgrupp.

Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har till uppgift att verka för samarbete över kommungränserna och att vara en mötesplats för idé- och erfarenhetsutbyte inom regionen. Stadskansliets internationella grupp representerar Göteborgs Stad i fråga om organisationens aktiviteter i internationella kompetens- och utbildningsfrågor. Vid begäran om stöd vid exempelvis remissförfrågningar med internationell prägel, ansvarar stadskansliet för att ta fram Göteborgs Stads position för fastställande i kommunstyrelsen eller dess presidium.

5 Omvärldsbevakning
Olika internationella processer påverkar till stor del Göteborgs Stad och dess invånare. Av denna anledning är det viktigt att staden i ett tidigt skede tar in information och arbetar med att påverka utformningen av olika lagstiftnings- och policyprocesser samt finansieringsmöjligheter till utvecklingsprojekt. Arbetet med omvärldsbevakning förutsätter samarbete mellan stadens enheter samt olika externa parter, exempelvis West Sweden, Västra Götalandsregionen, Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Sveriges Kommuner och Landsting samt Eurocities.

Beslut om områden av särskilt intresse för staden fattas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan ge stadskansliet eller annan nämnd/bolag särskilda bevakningsuppdrag som avser hela stadens behov. Stadskansliets internationella grupp ansvarar för att samordna arbetet för de av kommunstyrelsen beslutade internationella områdena. I detta ansvar inkluderas samordning av de bevakningsuppdrag som utförs av utsedda nämnder/bolag. Stadskansliets internationella grupp skall kontinuerligt informera Kommunstyrelsen om internationella ärenden/frågor av betydelse för staden.

Utöver de av kommunstyrelsen beslutade internationella bevakningsområdena, har stadskansliet, nämnder och bolag ett generellt omvärldsbevakningsuppdrag för övergripande frågor inom sina respektive verksamhetsområden. Implementering, rapportering och uppföljning av dessa frågor hanteras i enlighet med ansvarig enhets rutiner.

6 Internationella samarbetsprojekt
Nämnder och bolag har huvudansvaret för internationella samarbetsprojekt inom ramen för sina respektive ansvarsområden.

För att bättre kunna samla stadens resurser, samt undvika intern konkurrens skall större projektansökningar samordnas. Stadskansliet ansvarar för samordning av dessa projekt, men skall som regel inte vara projektägare.

För att möjliggöra samordning krävs en god omvärldsbevakning avseende finansieringsmöjligheter från exempelvis EU:s fonder och program. I egenskap av Västsveriges representationskontor i Bryssel har West Sweden en viktig roll i att insamla och förmedla information om möjligheter att söka finansiering från EU. Stadskansliets internationella grupp kan, i de fall det erfordras, agera som samordnare i ansökningsfasen av ett större projekt där flera olika delar av staden är intresserade av att ansöka om stöd. Med detta avses att Internationella enheten, mot bakgrund av en löpande dialog med West Sweden, samlar de intresserade parterna i syfte att komma fram till en för staden gemensam position om hur man skall gå vidare i ansökningsförfarandet. Stadskansliets internationella grupp skall i detta sammanhang, inte agera projektledare eller delta i framtagandet av specifika ansökningar.

7 Internationella besök
Internationella besök till Göteborgs Stad indelas i fyra kategorier enligt nedan.

Protokollära besök, artighetsvisiter och luncher är riktade till kommunfullmäktiges ordförande och är av representativ karaktär, ofta på en hög politisk nivå. Besöken hanteras av stadskansliets representationsgrupp som ansvarar för planering och genomförande av kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens representation.

VIP besök med program är besök av stor vikt för Göteborgs Stad. Besöken är vanligtvis på en hög politisk, organisations- eller näringslivsnivå. Besöken ger en möjlighet för Göteborgs Stad att fördjupa och utveckla internationella samarbeten. Planering och genomförande av program för besök samordnas av stadskansliets internationella grupp. Besök enligt ovan kommer att aviseras på den internationella hemsidans kalendarium.

Besök till förvaltningar och bolag är besök av studiekaraktär där de internationella delegationerna tar kontakt med respektive förvaltning/bolag direkt. Bolaget respektive förvaltningen gör en bedömning av värdet av besöket samt planerar och genomför besöket på egen hand. Berörda enheter skall informera stadskansliets internationella grupp i god tid innan besöket för att Internationella enheten skall kunna samordna genomförandet av besöken i de fall den besökande parten skall träffa flera enheter inom staden eller om deltagande från kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen erfordras. Ytterligare en anledning till att Internationella enheten skall informeras om aktuella besök är att gruppen skall hålla kommunstyrelsen informerad om internationella aktiviteter i staden. Besök från och resor till strategiska partnerstäder skall alltid anmälas till stadskansliets internationella grupp. Besök enligt ovan kommer att aviseras på den internationella hemsidans kalendarium.

Technical Visits, (TV) är ett vedertaget begrepp för studiebesök arrangerade av researrangörer. En Technical Visit innebär att utländska delegationer (utanför EU25, EES-staterna, samt partnerstäder) besöker någon form av kommunal verksamhet i rent studiesyfte. Göteborgs stad har tagit ställning för att vissa krav skall uppfyllas för att staden skall engagera sig i denna typ av besök. Beställaren, som regel en researrangör, skall bland annat stå för tolkning från svenska till det aktuella språket, transport, boende och måltider. Internationella enheten skall samordna besök för vilka en förfrågan har inkommit till stadskansliet samt i de fall en förvaltning/bolag inkommit med en förfrågan om stöd i god tid innan det planerade besöket. Researrangören betalar en avgift för att få genomföra ett besök ute i verksamheterna. Denna avgift skall gå till de berörda verksamheterna och användas för personalbefrämjande åtgärder.

Information
Spridning av information är en förutsättning för en samordnad internationell verksamhet. Efter internationella uppdrag/aktiviteter inom områden som omfattas av samordning skall rapport sammanställas och sändas till stadskansliets internationella grupp. Rapporten skall innehålla en generell lägesbeskrivning samt syfte, resultat och uppföljning av uppdraget/aktiviteten. Internationella chefen sammanställer anmälningsärenden avseende internationell verksamhet till kommunstyrelsen. Information delges även genom deltagande i nätverk för internationella frågor inom staden samt genom Göteborgs Stads internationella hemsida www.goteborg.se/internationellt. Hemsidan innehåller information om bland annat kontaktpersoner för de städer, regioner och organisationer som staden har ett avtalat samarbete med.

Projektinventering. För att skapa en överblick av vilka EU projekt som genomförts under verksamhetsåret skall bolag och förvaltningar under februari året efter rapportera detta till stadskansliets internationella grupp. Mall för rapportering finns tillgänglig på den internationella hemsidan.